5 Regeln, um mit E-Mails schnell und effizient viel Ärger zu machen und zu kriegen

Jetzt gibt’s e-Mails schon eine Weile. Praktisch. Manchmal schwierig. Hier meine persönlichen Erfahrungen wenn’s kritisch wird.

1. Schreibe persönliche Kritik am besten per E-Mail, sende es kurz nach dem Moment, in dem du dich geärgert hast, dann ist der Zorn noch am frischesten.

E-Mails sind kurzfristig und schnell schreib- und verschickbar. Das verleitet uns, persönlichen Kränkungen sofort zu entgegnen. Tipp: Höchstens positive Kritik und Lob per E-Mail versenden. Alles andere nur mündlich und persönlich.

2. Leite E-Mails, die an dich gerichtet wurden, und persönliche Inhalte über andere Personen enthalten, an andere Menschen weiter.

E-Mail sind Briefe, die man schreibt, oder erhält, an eine, oder von einer Person. Andere Leute geht das grundsätzlich nichts an. Tipp: Höchstens konkrete Inhalte und Fakten ohne persönliche Zusammenhänge weiterleiten. Tipp: Es ist meist besser, Wünsche an eine andere Person in einem persönlichen E-Mail neu zu formulieren, als Wünsche anderer an andere weiterzuleiten.

3. Lese dienstliche E-Mail am besten zuhause nach 18 Uhr, das hält dich dann den Abend und die Nacht lang wach und du kannst ausführlich darüber nachdenken.

E-Mail lesen ist nicht einfach. Die Schnelligkeit des Abrufens verführt dazu, schnell noch am Abend nachzulesen, was sich so tut. Gut wenn es gut ist, schlecht, wenn es sich um Probleme handelt. Tipp: Eine hohe E-Mail Lesedisziplin entwickeln, dienstliche E-Mails erst am nächsten Tag lesen und bearbeiten. Bei den meisten E-Mail Programmen kann man dienstliche E-Mails automatisch kennzeichnen und in einen eigenen Ordner speichern lassen (ohne hinzuschauen).

4. Schreibe dienstliche E-Mail am besten zuhause nach 18 Uhr, damit alle Menschen wissen, dass du am Abend und in der Nacht noch Dienst verrichtest.

Es macht keinen guten Eindruck, spät Nachts E-Mails zu versenden. Als Empfänger möchte ich mich darauf verlassen können, dass der Versender gut und ruhig nachgedacht hat, was er/sie schreibt. Dass er schläft, um sich auf den anstrengenden nächsten Tag in der Firma vorzubereiten. Nacht-E-Mails erfüllen diese Kritierien im allgemeinen nicht, außer bei Freiberuflern. Tipp: E-Mails verschicken zwischen 6 und 18 Uhr, dann freut sich der Empfänger höchstens, wie früh man schon arbeitet.

5. Verwende die Adressfelder „an“, „cc“ und „bcc“ irgendwie.

Nicht jeder möchte wissen, mit welchen Leuten er sonst noch in einen Topf geworfen wird („an“ und „cc“). Nicht jeder möchte sich angesprochen und aktiviert fühlen, wenn er Sachen bloß zur Info kriegt, die aber an andere gerichtet sind („an“). Tipp: „cc“ dient der Mitinformation für nicht aktiv an der Sache arbeitenden, und „bcc“ schickt man entweder nur wirklich gut vertrauten Personen zum Mitlesen – das ist der geheime und manchmal auch fiese Aspekt – hauptsächlich schreibt man eben in „bcc“ jene Adressaten, die man voreinander geheim halten will.